ИП с сотрудниками: как нанять первого работника и не заплатить штраф
Опубликовано 27 октября 2026
Заказов стало больше, чем успевают руки, и пора брать помощника: продавца в магазин, мастера в салон, второго человека на кухню. Чаще всего первый сотрудник появляется по знакомству и без бумаг: «потом оформим». ИП с сотрудниками живёт по другим правилам, чем ИП в одиночку, и первые обязанности наступают в первый же рабочий день человека. Ниже разобрано, как ИП нанимает сотрудников по шагам, сколько на самом деле стоит работник с зарплатой 50 000 рублей, что меняется в налоге и какие отчёты появляются.
Кратко
Нанимать работников может любой предприниматель, кроме самозанятого. Оформление укладывается в четыре действия: трудовой договор, ознакомление с правилами, сведения в Соцфонд на следующий рабочий день и зарплата не реже двух раз в месяц. Регистрироваться работодателем отдельно не нужно, Соцфонд ставит ИП на учёт сам. Работник обходится дороже своей зарплаты примерно на треть: сверху идут взносы, а налог ИП на УСН «Доходы» и патенте уменьшается на взносы уже не целиком, а наполовину.
Может ли ИП нанимать сотрудников
Может. Трудовой кодекс прямо называет зарегистрированного предпринимателя, который принял людей на работу, работодателем (статья 20). Права и обязанности у него почти те же, что у компании. Кодекс добавляет и обратное правило: если человек ведёт дело без регистрации и нанимает людей, от обязанностей работодателя его это не освобождает.
Ограничения задаёт не статус, а налоговый режим:
- Самозанятость с работниками по трудовому договору несовместима (статья 4 закона 422-ФЗ). Появился первый работник - нужен ИП. Подробно о переходе - в статье самозанятый или ИП.
- Патент - не больше 15 работников в среднем по всем патентам сразу (пункт 5 статьи 346.43 НК).
- АУСН - не больше пяти работников.
- Упрощёнка - меньше 130 работников, по данным ФНС.
Для малого дела с одним-тремя помощниками ограничения обычно не мешают. Если режим ещё не выбран, сравнение всех вариантов с работниками и без разобрано в статье налоги для ИП, а что вообще даёт и требует статус, в статье что такое ИП.
Как ИП нанимает сотрудников: четыре действия
1. Трудовой договор письменно. Он составляется в двух экземплярах, один остаётся у работника, и его подпись о получении стоит на экземпляре работодателя (статья 67 ТК). В договоре обязательны место работы, трудовая функция, дата начала, условия оплаты и режим. Если человек уже вышел на смену без бумаг, договор считается заключённым, а письменно его нужно оформить не позднее трёх рабочих дней с первого дня работы.
2. Ознакомление до подписи. До подписания договора работника знакомят под роспись с правилами внутреннего распорядка и другими актами, которые касаются его работы (статья 68 ТК). Приказ о приёме с 2022 года издавать не обязательно, он остаётся правом работодателя. Для микропредприятий, а ИП с небольшим штатом обычно к ним и относится, кодекс разрешает часть локальных актов не принимать, а записать условия прямо в трудовой договор (статьи 309.1 и 309.2 ТК).
3. Сведения в Соцфонд на следующий рабочий день. О приёме сообщают по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или другого документа о приёме (подпункт 2 пункта 6 статьи 11 закона 27-ФЗ). Это самый короткий срок во всей истории с наймом, и пропускают его чаще других. По договору подряда с человеком срок такой же: следующий рабочий день после заключения.
4. Зарплата дважды в месяц. Не реже чем каждые полмесяца, с конкретными датами в договоре или правилах, и не позднее 15 дней после периода, за который она начислена (статья 136 ТК). При выплате работнику выдают расчётный листок. Полная месячная зарплата не может быть ниже МРОТ, с 1 января 2026 года это 27 093 рубля (статья 1 закона 82-ФЗ). В регионе может действовать своя минимальная зарплата выше федеральной, её стоит проверить на сайте региона.
Трудовой договор или договор подряда
Самый частый соблазн - оформить человека подрядчиком или самозанятым: взносов меньше или нет вовсе, отпусков и больничных нет. Кодекс такой ход прямо запрещает. Гражданско-правовой договор, который на деле регулирует трудовые отношения, заключать нельзя (статья 15 ТК).
Признаки трудовых отношений понятны и без юриста: у человека есть рабочее место и график, он подчиняется вашим правилам, выполняет не разовый заказ, а постоянную функцию («продавец», «мастер», «повар») и получает деньги регулярно, а не за сданный результат. Если всё это есть, договор подряда суд и инспекция переквалифицируют в трудовой.
Подряд уместен для разовой работы с результатом: сделать сайт, отремонтировать витрину, провести инвентаризацию. Даже тогда сведения о договоре уходят в Соцфонд, а с вознаграждения ИП удерживает НДФЛ и платит взносы, если исполнитель не ИП и не самозанятый.
Сколько стоит сотрудник ИП: расчёт на 50 000 рублей
ИП с сотрудниками платит за человека больше, чем написано в договоре. Сверху зарплаты идут страховые взносы, а налог на доходы работника предприниматель удерживает из его же денег и перечисляет сам, как налоговый агент (статья 226 НК).
Как это складывается при зарплате 50 000 рублей в месяц:
| Строка | Общий тариф | Льгота МСП |
|---|---|---|
| Зарплата по договору | 50 000 ₽ | 50 000 ₽ |
| Взносы | 15 000 ₽ | 13 596 ₽ |
| На травматизм, класс 1 | 100 ₽ | 100 ₽ |
| Всего расход ИП в месяц | 65 100 ₽ | 63 696 ₽ |
| НДФЛ 13 %, удерживается | 6 500 ₽ | 6 500 ₽ |
| Работник получает на руки | 43 500 ₽ | 43 500 ₽ |
Откуда цифры. Единый тариф взносов - 30 % с выплат в пределах предельной базы и 15,1 % сверх неё (статья 425 НК). База на 2026 год - 2 979 000 рублей на человека за год, при зарплате 50 000 рублей в месяц до неё далеко. Взносы на травматизм зависят от класса риска вашего вида деятельности: 32 тарифа от 0,2 до 8,5 %, в расчёте взят самый низкий.
Льгота для малого и среднего бизнеса - тариф 15 %, но только с части зарплаты сверх полутора МРОТ, то есть сверх 40 639,50 рубля в месяц. С суммы до этого порога взносы те же 30 %. С 2026 года льгота есть не у всех МСП: основной вид деятельности должен быть в перечне правительства, а доходы от видов из перечня - не меньше 70 % (статья 427 НК). Поэтому при небольших зарплатах разница между колонками скромная.
За год на общем тарифе такой работник обходится в 781 200 рублей. Это расчёт для примера по нормам 2026 года, а не оценка вашего фонда оплаты труда: в нём нет отпускных, оплаты первых трёх дней больничного за счёт работодателя, премий и надбавок региона. Свою цифру считайте от своего договора, класса риска и права на льготу.
Эту сумму стоит заложить в расчёт ещё до найма. Если сложить расход на работника с арендой и прочими постоянными расходами, станет видно, сколько продаж нужно дополнительно, чтобы человек окупал себя. Как сделать такой расчёт на одной странице, показано в статье точка безубыточности.
Налог ИП с сотрудниками: что меняется
Пока предприниматель работает один, на УСН «Доходы» и на патенте он уменьшает налог на всю сумму взносов за себя. С первым работником правило меняется: налог уменьшается на взносы за себя и за работников, но не больше чем наполовину (пункт 3.1 статьи 346.21 НК для упрощёнки, пункт 1.2 статьи 346.51 НК для патента).
Для многих это первый неожиданный счёт. ИП на «Доходах», который за год платил ноль налога, потому что фиксированные взносы его полностью перекрывали, после найма заплатит как минимум половину налога. Взносы за себя при этом никуда не уходят: за 2026 год это 57 390 рублей плюс 1 % с дохода сверх 300 000 рублей (статья 430 НК), и платятся они независимо от того, сколько у вас людей.
На патенте стоит пересчитать и саму стоимость патента: в ряде регионов и видов деятельности она зависит от числа работников. Как посчитать патент под свой регион, показано в разборе стоимости патента для ИП на 2026 год.
Отчетность ИП с сотрудниками: календарь
Одиночный ИП на упрощёнке сдаёт по сути одну декларацию в год. Отчетность ИП с сотрудниками устроена иначе: появляется календарь, который повторяется каждый месяц и каждый квартал:
| Что | Срок | Норма |
|---|---|---|
| Сведения о приёме и увольнении (ЕФС-1) | следующий рабочий день | 27-ФЗ, ст. 11 |
| НДФЛ с зарплаты за 1-22 число | до 28 числа того же месяца | НК, ст. 226 |
| НДФЛ за 23 число - конец месяца | до 5 числа следующего месяца | НК, ст. 226 |
| Персонифицированные сведения | до 25 числа, каждый месяц | НК, ст. 431 |
| Расчёт по страховым взносам | до 25 числа после квартала | НК, ст. 431 |
| 6-НДФЛ | до 25 числа после квартала, за год до 25 февраля | НК, ст. 230 |
| Сведения о взносах на травматизм (ЕФС-1) | до 25 числа после квартала | 27-ФЗ, ст. 11 |
Если отчёты сдаёт бухгалтер или сервис, сроки всё равно стоит держать перед глазами: штраф за опоздание выставят предпринимателю, а не сервису.
Охрана труда и бумаги, о которых забывают
Кроме договора и отчётов у работодателя есть обязанности по охране труда: провести инструктажи при приёме, выдать спецодежду, если работа её требует, и провести специальную оценку условий труда. На новых рабочих местах спецоценку делают в течение 12 месяцев после того, как место появилось (статья 17 закона 426-ФЗ). Для некоторых профессий, например в торговле продуктами, общепите и салонах, нужны медицинские осмотры при приёме, перечень зависит от вида работы.
Чтобы не держать всё в голове, полезно завести на работника папку: договор, листы ознакомления, заявление о способе получения зарплаты, расчётные листки, графики отпусков. Как разложить работу между людьми и не утонуть в контроле, когда их станет больше одного, разобрано в статье управление малым бизнесом.
За что штрафуют ИП с сотрудниками
| Нарушение | Штраф для ИП | Норма |
|---|---|---|
| Работа без трудового договора или подряд вместо трудового | 5 000-10 000 ₽, повторно 30 000-40 000 ₽ | КоАП, ст. 5.27, ч. 4 и 5 |
| Зарплата позже срока или ниже установленной законом | предупреждение или 1 000-5 000 ₽ | КоАП, ст. 5.27, ч. 6 |
| Другое нарушение трудового законодательства | предупреждение или 1 000-5 000 ₽ | КоАП, ст. 5.27, ч. 1 |
| Сведения в Соцфонд не поданы или с ошибкой | 500 ₽ за каждого работника | 27-ФЗ, ст. 17 |
Самая дорогая ошибка здесь не штраф, а доначисления. Если подряд признают трудовым договором, взносы и НДФЛ пересчитают за весь срок работы человека, с пенями.
Главное перед наймом
- ИП с сотрудниками - обычный работодатель; нельзя нанимать только на НПД, а на патенте и АУСН есть потолок численности.
- Договор письменно, ознакомление до подписи, ЕФС-1 на следующий рабочий день, зарплата дважды в месяц. Заявление в Соцфонд не нужно.
- Работник с зарплатой 50 000 рублей стоит ИП около 65 000 рублей в месяц на общем тарифе, а налог на УСН «Доходы» и патенте уменьшается на взносы только наполовину.
- Подряд вместо трудового договора - прямое нарушение кодекса со штрафом и доначислением взносов.
Нормы приведены в редакциях на 23.10.2026, адрес каждой статьи - в списке ниже. Текст пересказывает действующие правила и не заменяет консультацию юриста или бухгалтера: применение нормы к вашему делу зависит от вида деятельности, режима, региона и договора с работником. Расчёт стоимости работника - пример по нормам 2026 года, а не обещание итоговой суммы.
Вопросы об ИП с сотрудниками
Нужно ли ИП регистрироваться работодателем перед наймом? Нет. Достаточно подать в Соцфонд сведения о приёме по форме ЕФС-1, фонд поставит ИП на учёт как страхователя сам в течение трёх рабочих дней. В налоговой отдельная регистрация тоже не нужна.
Можно ли взять родственника без договора, если он просто помогает? Если человек работает регулярно, по вашему графику и за деньги, это трудовые отношения, и родство их не отменяет. Нужен трудовой договор со всеми обязанностями.
Можно ли платить зарплату раз в месяц? Нет. Кодекс требует выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца (статья 136 ТК), даже если работник сам просит один платёж.
Сколько сотрудников может быть у ИП на патенте? В среднем не больше 15 человек по всем патентам предпринимателя (пункт 5 статьи 346.43 НК).
Что будет с налогом на УСН после первого сотрудника? На «Доходах» налог по-прежнему уменьшается на взносы за себя и за работника, но не больше чем на 50 %. Если раньше взносы перекрывали налог полностью, теперь как минимум половину налога придётся заплатить.
Обязательно ли издавать приказ о приёме? Нет, с 2022 года это право, а не обязанность работодателя (статья 68 ТК). Приём оформляется трудовым договором. Если приказа нет, срок для ЕФС-1 отсчитывают от документа, которым оформлен приём.
Источники
- Трудовой кодекс, ред. от 25.05.2026: статьи 15, 20, 67, 68, 133, 136, 303, 309.1
- Закон о МРОТ (82-ФЗ), ред. от 28.11.2025, статья 1
- Закон о страховании от несчастных случаев на производстве (125-ФЗ), ред. от 20.02.2026: статья 6, статья 26.28
- Закон о персонифицированном учёте (27-ФЗ), ред. от 20.02.2026: статья 11, статья 17
- Налоговый кодекс, часть 2, ред. от 04.08.2026: статьи 224, 226, 230, 346.21, 346.43, 346.51, 425, 427, 430, 431
- КоАП РФ, ред. от 04.08.2026, статья 5.27
- Закон о специальной оценке условий труда (426-ФЗ), статья 17
- 422-ФЗ о самозанятых (налог на профдоход), статья 4 в редакции 04.08.2026
- Предельная база взносов на 2026 год (постановление правительства № 1705 от 31.10.2025): разбор Контура; тарифы на травматизм на 2026 год: разбор Контура
- Условия упрощённой системы: раздел УСН на сайте ФНС
Редакции сверены на consultant.ru 23.10.2026.