Как открыть кафе: восемь шагов от меню до первого гостя

Опубликовано 30 октября 2026

У многих кафе начинается с картинки: светлый зал на первом этаже, запах кофе, своя витрина с десертами. Дальше обычно идёт ремонт и кофемашина, а бумаги откладываются на потом. Как открыть кафе так, чтобы помещение подошло под меню, налог не съел первый год, а первая проверка не закончилась штрафом, решается до подписания аренды. Ниже восемь шагов по порядку: что выбрать до помещения, что посчитать до ремонта и что подать до того дня, когда придёт первый гость.

Кратко

Кафе начинается не с помещения, а с меню и формата: они определяют, оформляться предпринимателем или компанией, брать патент или упрощёнку, получать ли лицензию и какое помещение вообще можно рассматривать. Новое кафе в год регистрации вправе не платить НДС, не выполняя условий, которые действуют для остальных. До открытия обязательны уведомление о начале работы и касса, у работников кухни и зала - медосмотры.

Как открыть кафе с нуля: пошаговая инструкция

Порядок ниже выстроен по одному принципу: сначала то, что дороже всего переделывать. Меню переписать можно за вечер, а вытяжку, мощность и площадь зала после подписания аренды уже не поменять.

Шаг 1. Формат и меню решают почти всё

Прежде чем смотреть помещения, ответьте на два вопроса: где гость будет есть и что будет в меню. Кофейня с напитками навынос, кафе с залом и горячей кухней и кафе с барной картой - три разных бизнеса с точки зрения закона.

• Зал или без зала. Налоговый кодекс различает общепит с залом обслуживания и без него, то есть без оборудованного места, где гость ест и пьёт (статья 346.43, пункт 3). Для обоих есть свой вид патента.
• Кухня. Горячий цех, заготовки из мяса и рыбы, десерты своего производства требуют воды, канализации, вытяжки и места для хранения. Кофе, выпечка от поставщика и готовые сэндвичи требуют намного меньше.
• Алкоголь. Крепкий алкоголь и вино в кафе продаёт только организация. Предприниматель вправе продавать пиво, сидр, пуаре и медовуху (статья 16 закона 171-ФЗ, пункт 1).

Пока меню не записано хотя бы черновиком, смотреть помещения рано: непонятно, что именно в них нужно проверять.

Шаг 2. Предприниматель или компания

Кофейне или кафе без крепкого алкоголя, как правило, достаточно статуса предпринимателя. За регистрацию ИП через интернет пошлину не берут, бумажная подача обойдётся в 800 рублей. Как подать документы, разобрано в статье как открыть ИП.

ООО понадобится, если вы открываете кафе с партнёром и делите доли или хотите винную карту. Лицензия на продажу алкоголя в общепите с 31 августа 2025 года выдаётся на каждое заведение отдельно, пошлина в городе составляет 65 тысяч рублей в год, в селе 20 тысяч. Чем компания отличается от ИП в ответственности и налогах, разобрано в статье ООО это защита или лишние хлопоты.

Режим самозанятого кафе не выдержит: закон не разрешает самозанятым нанимать работников по трудовому договору и перепродавать товары (статья 4 закона 422-ФЗ), а без бариста на смене и покупной воды в холодильнике кафе не работает.

Шаг 3. Налог: упрощёнка или патент, и что с НДС

У небольшого кафе на ИП обычно два варианта: упрощённая система или патент. Уведомление о переходе на упрощёнку надо успеть подать за 30 дней с даты, когда налоговая поставила вас на учёт (пункт 2 статьи 346.13 НК), иначе предприниматель окажется на общей системе.

Патент для общепита возможен в двух видах (статья 346.43 НК, пункт 2): через объект с залом обслуживания и через объект без зала. Для кафе с залом есть предел: если площадь зала больше 150 квадратных метров, патент не применяется (пункт 6). Площадь считается по инвентаризационным и правоустанавливающим документам, а не на глаз, поэтому её стоит сверить с документами ещё до аренды. Сколько стоит патент в вашем регионе, показано в статье стоимость патента для ИП, а режимы между собой сравниваются в статье налоги для ИП. Фиксированные взносы ИП за 2026 год - 57 390 рублей, и от выбора налога они не зависят.

Отдельно про НДС, о котором с 2026 года думает каждый на упрощёнке. У общепита есть своя льгота: услуги кафе, ресторанов, баров и кафетериев освобождены от НДС, если за прошлый год доходы не больше трёх миллиардов рублей, доля общепита в доходах не меньше 70 процентов, а средние выплаты работникам не ниже средней зарплаты в регионе (статья 149 НК, пункт 3, подпункт 38). Для нового бизнеса закон с апреля 2026 года сделал проще: организация или ИП, зарегистрированные в этом году, применяют освобождение без этих условий до конца года регистрации.

Шаг 4. Помещение под кухню, а не под картинку

Теперь можно смотреть помещения, и смотреть их со списком вопросов, которые вытекают из меню:

• Вода и канализация в нужных точках, а не только в санузле.
• Вытяжка. Если в меню есть жарка и горячий цех, вентиляция должна выводиться так, чтобы это было возможно в этом доме. Это первое, что ломает планы на первом этаже жилого дома.
• Электрическая мощность. По нашему замеру каталогов от 16.10.2026 медианная рожковая кофемашина потребляет около 3,4 киловатта, а самые мощные до 6,1 киловатта, это ток 26,5 ампера на одну машину. Добавьте холодильники, витрину, плиту и посудомойку и сверьте сумму с мощностью, выделенной помещению.
• Площадь зала. Она решает и патент (до 150 м²), и алкоголь.

Кафе в жилом доме, которое хочет продавать хотя бы пиво, должно иметь зал обслуживания не меньше 20 квадратных метров без учёта летней веранды (статья 16 закона 171-ФЗ, пункт 4.1). Регион вправе поднять этот порог, ограничить время продажи алкоголя в кафе в жилых домах (пункт 9.1) и разрешить пиво только в ресторанах, барах, кафе и буфетах (пункт 4.2). Закон своего региона читайте до аренды: от него зависит, будет ли у вас вечерняя выручка.

Договор аренды читайте так же внимательно, как меню: срок, индексация, кто платит за подключение мощности и переделку вентиляции и что остаётся в помещении при выезде.

Шаг 5. Смета и расчёт до аренды

Смета кафе складывается из шести частей: аренда с обеспечительным платежом, ремонт под санитарные требования, кухонное оборудование, мебель и зал, касса, первый запас продуктов и деньги на первые месяцы работы.

Для ориентира мы посчитали самое заметное железо кофейни по открытому каталогу крупного магазина оборудования для баров и кафе 16 октября 2026 года:

Это только кофейный угол: без холодильников, витрины, посудомойки, мебели и ремонта. Цены у конкретного продавца могут отличаться.

Самый важный расчёт делается раньше закупки. Сложите аренду, зарплаты, взносы и коммунальные платежи за месяц и прикиньте, сколько гостей в день нужно, чтобы покрыть их тем, что остаётся с одного среднего чека после продуктов. Формула и пример расчёта есть в статье точка безубыточности. Если для выхода в ноль нужно больше гостей, чем район способен дать, пересматривайте место или формат, а не надейтесь на сарафанное радио.

Шаг 6. Санитария, контроль и медосмотры

С 1 сентября 2026 года действует новый СанПиН 2.3/2.4.4282-26 «Санитарно-эпидемиологические требования к организации общественного питания населения» (постановление Главного санитарного врача № 18 от 02.06.2026). Он заменил прежний СанПиН 2.3/2.4.3590-20 и распространяется и на организации, и на предпринимателей. Если вы читаете советы о санитарии кафе, написанные до осени 2026 года, сверяйте их с новой редакцией: ссылки на пункты старого СанПиН больше не действуют.

Кроме самих правил, у кафе две постоянные обязанности по закону о санитарно-эпидемиологическом благополучии (52-ФЗ):

• Производственный контроль (статья 32): вы сами следите за соблюдением санитарных требований при хранении продуктов, приготовлении и продаже и отвечаете за полноту этого контроля. Обычно это оформляют программой производственного контроля.
• Медосмотры работников (статья 34): работники общепита проходят осмотр при приёме и периодически, а тот, кто отказывается, к работе не допускается.

Мясо, молоко, рыба и другие товары под ветеринарным контролем приходят с ветеринарными сопроводительными документами (статья 2.3 закона о ветеринарии), и принимать их нужно так, чтобы документ закрывался на ваше кафе. Как оформить первого бариста и повара, какие отчёты появятся и за что штрафуют, разобрано в статье ИП с сотрудниками.

Шаг 7. Уведомление и касса до первого гостя

Общепит назван в списке занятий, о старте которых бизнес обязан сообщить заранее (пункт 3 части 2 статьи 8 закона 294-ФЗ). Разрешения ждать не нужно, это уведомление в одну сторону: его подают через Госуслуги электронным документом с квалифицированной подписью, принимает Роспотребнадзор.

Касса из реестра ФНС обязательна при каждой оплате (статья 1.2 закона 54-ФЗ). Если в меню есть пиво или вино, добавляется учёт: оборот алкоголя фиксируется в ЕГАИС, а предприниматель с маркированным пивом и сидром передаёт сведения о закупке и продаже в государственную систему (статья 14 закона 171-ФЗ). Порядок шагов кассы и маркировки для розницы подробно описан в статье как открыть магазин, у кафе он устроен так же.

Шаг 8. Меню и правила для гостя

Отношения кафе с гостем регулируют Правила оказания услуг общественного питания (постановление правительства № 1515). Из них вытекает несколько обязанностей, которые проще заложить в меню и зал сразу:

• в меню названия блюд со способом приготовления и основными ингредиентами, вес или объём порций, а для алкоголя - объём порции, плюс пищевая ценность (пункт 9);
• меню и условия обслуживания доступны и в зале, и вне зала, например у входа или на сайте (пункт 11);
• книга отзывов и предложений выдаётся по первой просьбе (пункт 6);
• гость вправе проверить вес порции, и средства измерения для этого должны быть (пункт 18);
• дополнительные услуги предлагаются только с прямым указанием, платные они или нет (пункт 19).

Эти правила действуют до 1 января 2027 года, Роспотребнадзор готовит новые. Перед печатью меню на следующий год проверьте, что вступило в силу.

Если не с нуля: франшиза или готовое кафе

Часть тех, кто ищет, как открыть кафе, в итоге выбирает вход в сеть: меню, поставщики, технологические карты и требования к помещению там уже есть. Сколько сети кофеен называют на своих страницах и за что берут роялти, разобрано в статье франшиза кофейни, про выпечку - в статье франшиза пекарни. Обязанности по уведомлению, кассе, санитарии и медосмотрам у франчайзи те же, что у самостоятельного кафе: сеть их на себя не берёт.

Второй путь - купить работающее заведение. Там своя проверка: аренда, лицензия, предписания прежнего владельца. Что смотреть в документах, описано в статье купить ресторан.

Коротко о главном

• Сначала формат и меню, потом помещение: от них зависят форма бизнеса, налог, лицензия и требования к кухне.
• Для кафе без крепкого алкоголя хватает ИП; вино и крепкое продаёт только организация с лицензией на каждое заведение.
• Упрощёнку выбирают в первые 30 дней, патент годится, пока зал не больше 150 квадратных метров; в год регистрации кафе вправе применять освобождение от НДС.
• Вытяжку, мощность и площадь зала проверяют до аренды.
• С 1 сентября 2026 года действует СанПиН 2.3/2.4.4282-26.
• Уведомление в Роспотребнадзор, касса и медосмотры - до первого гостя.

Нормы проверены 23.10.2026, адреса всех статей закона - в списке ниже. Мы пересказываем текст закона, это не является консультацией юриста или налогового консультанта: применение нормы к конкретному кафе зависит от меню, региона, помещения и договоров. Цены оборудования - наш замер по открытому каталогу на 16.10.2026, это не расчёт вложений в кафе и не обещание дохода.

Вопросы о том, как открыть кафе

С чего начинать открывать кафе с нуля? С формата и меню. Потом форма (ИП или ООО), налог, помещение и смета, санитарные требования, уведомление и касса.

Нужна ли лицензия, чтобы открыть кафе? На само кафе нет, достаточно уведомления о начале работы. Лицензия нужна на продажу алкоголя, кроме пива, сидра, пуаре и медовухи, и получает её только организация.

Можно ли кафе работать на патенте? Да, если площадь зала обслуживания не больше 150 квадратных метров, а для точки без зала есть отдельный вид патента (статья 346.43 НК).

Платит ли кафе на упрощёнке НДС? В год регистрации новое кафе может применять освобождение общепита от НДС без условий. Со следующего года освобождение зависит от доли доходов от общепита, уровня зарплат и общего дохода (статья 149 НК), а на упрощёнке есть и общий порог в 20 миллионов рублей дохода за прошлый год (статья 145 НК).

Можно ли продавать пиво в кафе на первом этаже жилого дома? Можно, если зал обслуживания не меньше 20 квадратных метров и регион не установил порог выше или запрет по времени.

Источники

• НК РФ, вторая часть, в редакции на 04.08.2026: 149, 145, 346.13, 346.43, 430, пошлины - статьи 333.33 и 333.35
• 171-ФЗ о регулировании оборота алкоголя, редакция на 04.07.2026: статья 16, статья 14; пошлина за лицензию по объектам - обзор КонсультантПлюс
• Закон о налоге на профессиональный доход (422-ФЗ), статья 4
• 294-ФЗ, редакция на 20.02.2026: статья 8
• Кодекс об административных правонарушениях: статья 19.7.5-1
• Закон о применении ККТ (54-ФЗ), статья 1.2
• Закон о санитарно-эпидемиологическом благополучии (52-ФЗ): статья 32, статья 34
• СанПиН 2.3/2.4.4282-26, постановление Главного санитарного врача № 18 от 02.06.2026, обзор КонсультантПлюс
• Закон о ветеринарии, статья 2.3
• Правила оказания услуг общественного питания, постановление правительства № 1515 от 21.09.2020
• Цены кофейного оборудования и касс: собственный замер ФРАНТЛАС 16.10.2026 по открытому каталогу магазина оборудования для баров и кафе и сайту производителя касс; цены видны без регистрации.

Все редакции законов проверены на consultant.ru 23 октября 2026 года.